Office manager czyli nowa sekretarka
Wielu osobom wydaje się, że office manager to taka osoba, która nie ma więcej obowiązków jak tylko parzenie kawy i witanie gości przybywających do firmy. To oczywiście mit, który ciąży nad tym zawodem od bardzo wielu lat. Aktualnie to stanowisko się wyspecjalizowało. Firmy nie mogą sobie pozwolić na zatrudnienie osoby, która przez większość czasu będzie się nudzić. Wręcz skłaniają się ku temu, by na sekretarkę scedować dużą ilość obowiązków. W ten sposób biuro i życie z nim związane czyni z sekretarki osobę w samym centrum. W końcu to do niej należy prowadzenie biura i jego zaopatrzenie. Osoba na tym stanowisku, która ma status osoby odpowiedzialnej za tego typu funkcje, nazywana jest Office Managerem. Najczęściej ma pod swoimi skrzydłami jeszcze innych pracowników.
Zadania w pracy dla office managera
Skoro Office Manager ma funkcje zarządzające, a dodatkowo zarząd firmy może przerzucić obowiązek częściowego nadzoru nad finansami firmy. Jeśli marzy nam się szukanie pracy w tej specjalności to zaleca się skończenie odpowiednich studiów (administracja) lub otrzymanie certyfikatu z renomowanej akademii biznesu. Takich kursów na terenie Polski nie brakuje.
Czego można się nauczyć podczas szkolenia na Office Managera?
Tego typu szkolenia często obejmują dwie części: część teoretyczną i część praktyczną. Na tej pierwszej zapoznamy się z ogólnymi warunkami pracy Office Managera. Poznamy także różnego rodzaju zawiłości prawne, procedury i regulaminy działu administracji, oraz te związane z obiegiem dokumentów w firmie i pełnomocnictw. Podczas części praktycznej, czy też ćwiczeniowej, poznajemy metody skutecznego zarządzania budżetem firmy, planowania wydatków i sporządzania kosztorysów związanych z praktycznym działaniem przedsiębiorstwa. Wszystkie ćwiczenia powinny być oparte na realnych wydarzeniach . Należą do nich organizacja szkoleń czy konferencji lub procedury i finanse związane z przeniesieniem siedziby firmy do innego biura. Dowiemy się także, jak poszukiwać dostawców i podwykonawców.
Nie da się zaprzeczyć, że najważniejsza jest praktyka. Ale początkowe informacje i wskazówki, jak profesjonalnie i w zgodzie z procedurami wykonywać swoje obowiązki również są ważne. Z pewnością będzie to cenną wiedzą, która pomoże nam szybko przenieść je na skuteczne zarządzanie dokumentacją w nowej firmie, w której rozpoczynamy pracę na stanowisku Office Managera. Wiać wiec doskonale, że zadań jest sporo. Tym samym mylne jest stwierdzenie, że w biurze jest stale przerwa w pracy.